Ko sodelavci ne morejo odpreti dokumentov, program za računovodstvo dela počasi ali internet za nekaj ur odpove, vprašanje lokalni strežnik ali oblak hitro ni več teoretično. Gre za to, ali lahko podjetje normalno posluje. Prava izbira je odvisna od načina dela, občutljivosti podatkov, povezave z internetom in pripravljenosti na redno vzdrževanje.

Za manjše in srednje veliko podjetje ni univerzalnega odgovora. Oblak je lahko zelo praktičen, lokalni strežnik pa je v določenih primerih še vedno najbolj smiselna in stroškovno predvidljiva rešitev. Pogosto se najbolje obnese kombinacija obeh.

Lokalni strežnik ali oblak: kaj pravzaprav izbirate?

Lokalni strežnik je računalnik oziroma strežniška oprema, ki je fizično v vaših prostorih ali v najeti strežniški lokaciji. Na njem so lahko poslovni programi, skupne mape, baze podatkov, uporabniški računi in varnostne kopije. Podjetje ima nad opremo neposreden nadzor, vendar tudi odgovornost za njeno delovanje.

Oblak pomeni, da so programi, datoteke ali strežniki nameščeni v podatkovnem centru ponudnika. Do njih dostopate prek interneta. To je lahko pošta, skupna raba dokumentov, računovodski program v brskalniku, oddaljeni virtualni strežnik ali varnostna kopija podatkov.

Razlika torej ni samo v lokaciji datotek. Odločate se, kdo bo skrbel za strojno opremo, kako boste dostopali do podatkov, kaj se zgodi ob izpadu povezave in koliko stroškov boste imeli takoj oziroma dolgoročno.

Kdaj je lokalni strežnik dobra izbira?

Lokalni strežnik je smiseln tam, kjer podjetje uporablja programe ali naprave, ki zahtevajo hiter dostop po notranjem omrežju. To je pogosto v proizvodnji, projektivi, računovodstvu z lokalno podatkovno bazo, ambulantah, skladiščih in podjetjih z velikimi grafičnimi ali tehničnimi datotekami.

Prednost je hitrost v lokalnem omrežju. Če sodelavci vsak dan odpirajo velike načrte, video datoteke ali obsežne baze, lokalna povezava praviloma deluje hitreje kot prenos prek interneta. Delo lahko v določeni meri poteka tudi ob izpadu internetne povezave, če so programi in podatki dostopni znotraj pisarne.

Pomemben je tudi neposreden nadzor. Podjetje ve, kje je oprema, kdo ima fizični dostop in kako je sistem nastavljen. Pri posebnih starejših programih je lokalni strežnik včasih edina realna možnost, saj proizvajalec oblačne različice ne ponuja ali pa ta ne podpira vseh potrebnih funkcij.

Toda lokalni strežnik ni naprava, ki jo postavite v kot in pozabite nanjo. Potrebuje nadzor diskov, posodobitve, zaščito pred nepooblaščenim dostopom, brezprekinitveno napajanje, redno preverjanje varnostnih kopij in načrt za primer okvare. Strežnik z enim samim diskom brez preverjenega backup sistema ni varna poslovna rešitev, ne glede na to, kako nov je.

Stroški lokalne rešitve niso samo nakup strežnika

Pri primerjavi ne glejte le cene strojne opreme. Upoštevati je treba licence, diske, morebitno zamenjavo opreme po nekaj letih, elektriko, hlajenje, požarno zaščito, podporo in čas, ki ga porabite ob težavah. Če ima podjetje pet zaposlenih in preproste potrebe, je lahko velik lokalni strežnik nepotrebna naložba.

Po drugi strani pa podjetje, ki potrebuje zmogljivo lokalno okolje in ga uporablja več let, lažje predvidi strošek lastne opreme kot mesečne naročnine za večje število uporabnikov in strežniških virov v oblaku.

Kdaj ima oblak prednost?

Oblak je zelo uporaben za ekipe, ki delajo z več lokacij, od doma ali na terenu. Dokumenti, elektronska pošta in poslovne aplikacije so dostopni od kjer koli, če je povezava z internetom dovolj zanesljiva. To poenostavi sodelovanje, saj uporabniki delajo v isti aktualni različici dokumenta namesto da si pošiljajo priponke po e-pošti.

Velika prednost je manj skrbi za fizično strojno opremo. Ponudnik praviloma skrbi za podatkovni center, osnovno razpoložljivost in zamenjavo okvarjene infrastrukture. Podjetje lahko uporabnike in storitve pogosto hitreje dodaja ali zmanjšuje, kar je priročno ob rasti ekipe, sezonskem delu ali zaposlovanju zunanjih sodelavcev.

Oblak je lahko dobra odločitev tudi zato, ker začetni vložek ni visok. Namesto nakupa strežnika podjetje plačuje mesečno ali letno naročnino. To olajša začetek, vendar je treba naročnine redno pregledovati. Po nekaj letih lahko dodatni paketi, licence in prostor za podatke pomenijo višji skupni strošek, kot ste pričakovali.

Internet postane del vaše infrastrukture

Pri oblaku je kakovost internetne povezave ključna. Če je povezava počasna, nestabilna ali brez rezervne možnosti, bodo uporabniki težave občutili pri vsakem odpiranju datoteke in vsakem klicu. Zato je za podjetje smiselno preveriti hitrost prenosa v obe smeri, kakovost usmerjevalnika, pokritost brezžičnega omrežja in možnost rezervnega dostopa prek drugega ponudnika ali mobilne povezave.

Prav tako oblak ne pomeni, da za varnost poskrbi nekdo drug v celoti. Ponudnik varuje svojo infrastrukturo, vi pa še vedno odločate, kdo ima dostop, ali uporablja večstopenjsko prijavo, kako so urejene pravice map in kaj se zgodi ob odhodu zaposlenega. Napačno nastavljena skupna mapa v oblaku lahko podatke izpostavi prav tako hitro kot slabo zaščiten lokalni strežnik.

Varnost in varnostne kopije: dve različni stvari

Pogosta napaka je prepričanje, da so podatki samodejno varni, če so v oblaku, ali da lokalni strežnik ne potrebuje dodatne kopije, ker je v zaklenjeni pisarni. Oboje je tvegano.

Varnost pomeni zaščito pred nepooblaščenim dostopom, zlonamerno programsko opremo, izsiljevalskimi virusi in človeškimi napakami. Varnostna kopija pa omogoča obnovitev podatkov, ko se nekaj vseeno zgodi. Izbrisana mapa se lahko sinhronizira na vse naprave. Izsiljevalski virus lahko zaklene omrežni disk. Okvarjen disk lahko odpove brez opozorila.

Dobro izhodišče je pravilo 3-2-1: tri kopije podatkov, na dveh različnih vrstah medijev, pri čemer je ena kopija ločena od glavnega sistema. Za podjetje to pogosto pomeni primarne podatke na strežniku ali v oblaku, dodatno lokalno kopijo ter šifrirano kopijo na ločeni lokaciji. Najpomembnejši del ni samo izdelava kopije, temveč redno preverjanje, ali jo je mogoče dejansko obnoviti.

Pri osebnih podatkih, pogodbah, kadrovskih dokumentih in podatkih strank je treba razmisliti tudi o dostopih, sledljivosti ter lokaciji obdelave podatkov. Rešitev mora ustrezati vašemu načinu poslovanja in obveznostim, ne zgolj najnižji mesečni ceni.

Hibridna rešitev je pogosto najbolj praktična

Marsikatero podjetje ne potrebuje izbire med skrajnostma. Hibridni pristop združi prednosti obeh okolij. Lokalni strežnik lahko poganja specializiran program ali hrani velike delovne datoteke, oblak pa skrbi za e-pošto, sodelovanje, oddaljeni dostop in kopijo ključnih podatkov.

Tako imajo zaposleni v pisarni hitro lokalno delo, sodelavci na terenu pa varen dostop do dokumentov, ki jih potrebujejo. Ob izpadu ene komponente podjetje ni nujno povsem brez možnosti za delo. Hibridna postavitev zahteva dobro načrtovanje pravic, sinhronizacije in varnostnih kopij, vendar je za veliko slovenskih podjetij najbolj uravnotežena rešitev.

Kako sprejeti odločitev brez ugibanja?

Začnite pri delu zaposlenih, ne pri reklami za posamezno tehnologijo. Zapišite, katere programe uporabljate, koliko podatkov ustvarite, koliko ljudi potrebuje oddaljeni dostop in koliko časa lahko podjetje prenese nedelovanje sistema. Drugačno rešitev potrebuje računovodski servis z občutljivimi bazami kot gradbeno podjetje z ekipami na terenu.

Nato preverite, kakšna je obstoječa oprema. Včasih težave ne povzroča izbira med lokalnim strežnikom in oblakom, ampak star usmerjevalnik, slabo urejene uporabniške pravice, poln disk ali varnostna kopija, ki se že mesece ne izvaja. Pred selitvijo je treba podatke očistiti, razvrstiti in določiti, kdo je njihov lastnik.

Ne pozabite na strošek izpada. Če zaposleni eno dopoldne ne morejo izdajati računov, dostopati do ponudb ali komunicirati s strankami, je to konkreten poslovni strošek. Zanesljiva rešitev ni nujno najdražja, mora pa imeti jasno določeno podporo, varnostne kopije in postopek za hitro obnovitev dela.

Pri PIARA pri načrtovanju podjetniške IT opreme najprej preverimo dejansko stanje in način dela, nato pa predlagamo rešitev, ki jo je mogoče vzdrževati tudi čez nekaj let. Dobra izbira ni tista, ki na papirju zveni najbolj moderno, ampak tista, pri kateri ljudje lahko mirno opravijo svoje delo in veste, kam poklicati, ko se pojavi težava.

Preden se odločite, naredite preprost preizkus: predstavljajte si ponedeljek ob osmih zjutraj, ko ne deluje strežnik ali internet. Če natančno veste, kdo ukrepa, kje je zadnja preverjena kopija podatkov in kako bodo zaposleni nadaljevali delo, ste na pravi poti.