Ko zaposleni do dokumentov dostopajo od doma, iz pisarne in na terenu, oblačne storitve hitro postanejo del vsakdanjega dela. Težava nastane, ko so nastavljene na hitro: pomembne mape so razpršene po zasebnih računih, dostopi ostanejo nekdanjim sodelavcem, varnostne kopije pa obstajajo samo v teoriji. Oblak je lahko velika prednost, vendar le, če je urejen tako, da pomaga ljudem in ne ustvarja novih skrbi.

Za mala in srednje velika podjetja je prava rešitev običajno preprosta: zaposleni vedo, kje so dokumenti, kdo ima dostop, kako se datoteke delijo s strankami in kaj se zgodi, če se računalnik pokvari ali izgubi. Cilj ni kupiti največ funkcij, temveč postaviti zanesljivo okolje za delo.

Kaj so oblačne storitve v praksi?

Oblačne storitve pomenijo, da programi, podatki ali računalniška infrastruktura niso shranjeni samo na enem računalniku v pisarni. Dostopate do njih prek interneta, ponudnik pa skrbi za del strežniške infrastrukture, posodobitve in razpoložljivost storitve.

V praksi se podjetja najpogosteje srečujejo z e-pošto v oblaku, skupnimi koledarji, shranjevanjem dokumentov, videokonferencami, računovodskimi programi, varnostnimi kopijami in oddaljenim dostopom do poslovnih sistemov. Domači uporabniki jih uporabljajo za fotografije, e-pošto in dokumente, podjetja pa za skupinsko delo ter neprekinjeno poslovanje.

To ne pomeni, da računalniki, omrežje ali lokalne naprave niso več pomembni. Če je prenosnik počasen, okužen ali slabo zaščiten, ga oblak ne bo čudežno popravil. Prav tako brez stabilne povezave in premišljeno urejenih uporabniških računov delo hitro obstane.

Kdaj je oblak prava izbira?

Oblak se posebej dobro obnese, kadar več ljudi dela z istimi dokumenti, kadar so sodelavci pogosto na poti ali delajo od doma in kadar podjetje nima potrebe po lastnem strežniku v pisarni. Primer je manjša računovodska pisarna, ki želi varno deliti dokumente s strankami, ali prodajna ekipa, ki potrebuje vedno ažurne ponudbe in kontakte.

Prednost je tudi pri menjavi naprav. Če so dokumenti pravilno shranjeni v poslovnem okolju in sinhronizirani, zamenjava pokvarjenega prenosnika ni več iskanje map po starem disku. Uporabnik se prijavi v nov računalnik, namesti potrebne programe in nadaljuje delo z urejenimi pravicami dostopa.

Vendar oblak ni vedno najboljša rešitev za vse. Podjetje s specializiranim programom, ki zahteva lokalni strežnik ali stalno hitro povezavo do velike količine podatkov, potrebuje drugačen pristop. Pogosta je tudi kombinacija: del podatkov in programov ostane lokalno, sodelovanje, e-pošta in varnostne kopije pa so v oblaku. Dobra odločitev temelji na načinu dela, količini podatkov, zakonskih zahtevah in realnem proračunu.

Največja zmota: oblak ni samodejna varnostna kopija

Datoteka v oblaku je lahko dostopna z več naprav, vendar to še ne pomeni, da je varno kopirana za vsak primer. Če uporabnik pomotoma izbriše mapo, se lahko brisanje sinhronizira na vse povezane naprave. Če napadalec prevzame uporabniški račun, lahko pride tudi do dokumentov, ki so sicer shranjeni pri uglednem ponudniku.

Zato ločimo med sinhronizacijo in varnostnim kopiranjem. Sinhronizacija skrbi, da vidite aktualno različico datoteke na različnih napravah. Varnostna kopija pa omogoča povrnitev podatkov, ko gre nekaj narobe: zaradi izbrisa, okvare, kraje naprave, izsiljevalskega virusa ali napačne spremembe.

Za podjetje je smiselno določiti, kateri podatki so ključni, kako pogosto se varnostno kopirajo, koliko časa se hranijo stare različice in kdo preverja, ali je obnovitev dejansko mogoča. Varnostna kopija, ki je nihče še ni preizkusil, ni zagotovilo za miren spanec.

Varnost se začne pri uporabniškem računu

Večina težav ne nastane zato, ker bi bila tehnologija sama po sebi slaba. Pogosto zadošča ukradeno geslo, lažno e-poštno sporočilo ali račun, ki po odhodu zaposlenega ostane aktiven. Zato mora biti oblak nastavljen z enako resnostjo kot ključ od poslovnih prostorov.

Osnovna zaščita vključuje močna in unikatna gesla ter večfaktorsko prijavo. Ta pomeni, da samo geslo ni dovolj, ampak mora uporabnik prijavo potrditi še z aplikacijo, kodo ali drugim načinom. Če je geslo razkrito, je račun še vedno bistveno bolje zaščiten.

Pravice dostopa naj bodo omejene na tisto, kar posameznik pri delu res potrebuje. Prodajalec ne potrebuje nujno dostopa do celotne računovodske dokumentacije, zunanji sodelavec pa ne do vseh notranjih map podjetja. Posebej pomemben je jasen postopek ob prihodu in odhodu zaposlenega: ustvarjanje računa, dodelitev pravic, prenos odgovornosti in pravočasen izklop dostopa.

Pri PIARA se pri urejanju poslovnega okolja pogosto najprej pokaže, da tehnologija ni glavni problem. Glavni problem je nejasen dogovor, kdo upravlja račune, kdo pozna skrbniška gesla in kje so shranjeni pomembni podatki. Ko so te osnove urejene, je tudi nadaljnja IT podpora hitrejša in preglednejša.

Kako izbrati oblačno rešitev za svoje podjetje

Ponudbe se razlikujejo po prostoru za shranjevanje, programih za sodelovanje, ceni, administraciji in možnostih zaščite. Primerjanje samo mesečne naročnine hitro zavede. Cenejši paket je lahko dražji, če zaposleni zaradi omejitev uporabljajo zasebne račune, če ni primerne podpore ali če obnovitev podatkov zahteva veliko ročnega dela.

Pred odločitvijo si odgovorite na štiri praktična vprašanja:

• Kateri podatki in programi morajo biti dosegljivi zunaj pisarne?
• Koliko uporabnikov potrebuje dostop in ali imajo vsi enake pravice?
• Kako boste uredili varnostno kopiranje ter obnovitev po izbrisu ali napadu?
• Kdo bo skrbel za račune, licence, dostopne pravice in podporo uporabnikom?

Če imate pet zaposlenih, ne potrebujete nujno enake zasnove kot podjetje s petdesetimi. Po drugi strani pa tudi manjša ekipa potrebuje poslovno urejeno e-pošto in nadzor nad dostopi. Ravno v majhnih podjetjih je vsak izgubljen dan dela hitro občuten strošek.

Pomembna je tudi lokacija in obdelava podatkov. Pri osebnih podatkih, pogodbah, zdravstvenih ali drugih občutljivih informacijah preverite, kakšne so zahteve za vašo dejavnost, kdo je odgovoren za upravljanje podatkov in kako se ureja dostop zunanjih izvajalcev. Ponudnik infrastrukture je pomemben, odgovornost podjetja za pravilno uporabo pa ostane.

Selitev v oblak brez prekinitve dela

Najslabši pristop je, da nekdo čez vikend na hitro prenese mape in v ponedeljek zaposlenim sporoči, naj se znajdejo. Selitev najprej zahteva pregled: kje so dokumenti, koliko je podvojenih map, kateri računi so aktivni, katere naprave se uporabljajo in kaj je nujno za vsakodnevno delo.

Nato se določi struktura map, skupine uporabnikov in pravila poimenovanja dokumentov. To se morda zdi drobnost, vendar prav neurejene mape povzročijo največ časa izgubljenega z iskanjem napačne verzije ponudbe, pogodbe ali preglednice. Dobra struktura je dovolj preprosta, da jo zaposleni uporabljajo brez dodatnega razmišljanja.

Selitev se praviloma izvede postopno. Najprej se pripravi okolje in preveri dostop, nato se prenesejo podatki, po potrebi vzpostavi sinhronizacija naprav ter preizkusi delo z manjšo skupino uporabnikov. Šele nato se stari način dela zapre ali omeji. Tako se zmanjša možnost, da bi pomemben dokument ostal na starem disku ali da bi zaposleni ustvarjali dve različni verziji iste mape.

Ne pozabite na izobraževanje. Tudi najboljša rešitev ni uporabna, če ljudje ne vedo, kako deliti datoteko, obnoviti prejšnjo različico ali prepoznati sumljivo prijavo. Kratek, konkreten prikaz postopkov je običajno veliko bolj učinkovit kot obsežna tehnična navodila.

Strošek oblaka ni samo mesečna naročnina

Pri načrtovanju upoštevajte licence, prostor za podatke, rezervne kopije, postavitev okolja, podporo uporabnikom in morebitno zamenjavo stare opreme. Včasih se strošek zmanjša, ker ni več potrebe po vzdrževanju lastnega strežnika. Drugič se strošek prerazporedi v redne mesečne naročnine in strokovno upravljanje.

Prava primerjava je zato med celotnim stroškom in koristjo. Koliko časa se izgubi, ker zaposleni ne najdejo dokumentov? Koliko vas stane nedelujoča e-pošta? Koliko tvegate, če so poslovne datoteke samo na enem prenosniku? Odgovori so pogosto bolj povedni od najnižje cene na ponudbi.

Oblačne storitve najbolje delujejo, ko postanejo urejen del delovnega procesa, ne dodatna aplikacija, ki jo vsak uporablja po svoje. Začnite s pregledom podatkov, računov in navad zaposlenih. Jasno postavljena rešitev vam bo prihranila več časa kot katerakoli funkcija, ki ostane neuporabljena.