Novi računalnik je prijetna nadgradnja, dokler ne pridete do trenutka, ko ugotovite, koliko stvari je treba preseliti. Selitev podatkov na nov računalnik ni samo kopiranje map z dokumenti in fotografijami. Gre tudi za e-pošto, nastavitve programov, shranjena gesla, licence, poslovne datoteke in včasih celo dostop do aplikacij, brez katerih naslednji delovni dan preprosto ne gre.

Prav tu se pogosto zgodi največ napak. Uporabnik prenese slike in nekaj dokumentov, nato pa na novem računalniku ugotovi, da manjkajo pomembni Exceli, lokalni arhivi e-pošte, davčni obrazci, projektne mape ali pa program sicer deluje, vendar brez prejšnjih nastavitev. Selitev je uspešna šele takrat, ko na novi napravi res lahko nadaljujete delo tam, kjer ste končali na stari.

Kaj vse vključuje selitev podatkov na nov računalnik

Pri domačem uporabniku to običajno pomeni dokumente, slike, videe, glasbo in datoteke z namizja. Toda že pri malo bolj zahtevni uporabi se seznam hitro podaljša. Zelo pogosto so pomembne tudi prenesene datoteke, zaznamki v brskalniku, shranjena gesla, e-poštni arhivi in nastavitve za tiskalnik ali skener.

Pri podjetjih je slika še bolj občutljiva. Poleg datotek je treba preveriti dostop do poslovne e-pošte, računovodskih programov, certifikatov, omrežnih map, oddaljenih povezav, licenčnih ključev in varnostnih nastavitev. Če se kaj od tega izpusti, nova naprava sicer deluje, uporabnik pa ne.

Zato je dober prenos vedno kombinacija treh stvari: pregleda stanja na starem računalniku, varne kopije podatkov in preverjanja, ali vse na novi napravi dejansko odpira, deluje in je na pravem mestu.

Najpogostejše napake pri selitvi

Najbolj tipična napaka je prepričanje, da je vse v mapi Dokumenti. V praksi veliko pomembnih datotek ostane na namizju, v mapah Prenosi, znotraj posameznih programov ali na drugem disku, ki ga uporabnik redko odpre. Šele ko starega računalnika ni več pri roki, se pokaže, kaj je ostalo pozabljeno.

Druga pogosta težava je hitenje. Uporabnik nov računalnik vklopi, starega pa hitro pripravi za prodajo, oddajo ali odpis. Če pred tem ni narejena preverjena kopija, lahko pomembni podatki izginejo za vedno. To je posebej tvegano pri računalnikih, ki imajo znake okvare diska, počasnega delovanja ali občasnega zamrzovanja.

Tretja napaka je prenos brez preverjanja programov. Datoteke se lahko uspešno prenesejo, vendar uporabnik pozabi na licenco za Office, računovodski program, digitalno potrdilo ali posebne nastavitve za delo od doma. Pri poslu to pomeni izgubljen čas, pri zasebni uporabi pa veliko nepotrebne slabe volje.

Kako se pripraviti, preden začnete

Dobra priprava običajno prihrani največ časa. Najprej je smiselno narediti preprost seznam, kaj na starem računalniku res uporabljate. Sem sodijo osebne datoteke, poslovne mape, programi, e-pošta, priljubljene strani v brskalniku, dostopi do spletnih storitev in vse, kar bi pogrešali, če bi stari računalnik odpovedal še danes.

Nato preverite, kje se te stvari dejansko nahajajo. Mnogi imajo del podatkov na disku računalnika, del na zunanjem disku, del v oblaku in del celo na USB ključku. Selitev brez tega pregleda je pogosto nepregledna, saj se hitro podvojijo datoteke ali pa se kaj izpusti.

Pred samim prenosom je pametno narediti tudi varnostno kopijo. To ni odveč previdnost, ampak osnovni korak. Če gre med prenosom kaj narobe ali če se stari računalnik tik pred koncem dokončno pokvari, imate še vedno izhodišče.

Katere podatke ljudje najpogosteje pozabijo

Največkrat se pozabi na e-poštne arhive, lokalno shranjene kontakte, datoteke na namizju in vsebino mape Prenosi. Pogosto manjkajo tudi zaznamki iz brskalnika, shranjena gesla in posebne predloge v Wordu ali Excelu.

Pri podjetjih se redno spregledajo digitalna potrdila, dostopi do davčnih in bančnih portalov, podpisne komponente, baze podatkov manjših programov ter nastavitve za omrežne tiskalnike. Te stvari niso velike po obsegu, so pa ključne za delo.

Kdaj lahko selitev opravite sami

Če gre za običajno domačo uporabo in imate podatke dobro urejene, je prenos pogosto razmeroma enostaven. To velja predvsem takrat, ko uporabljate oblak za fotografije in dokumente, e-pošto prek spletnega vmesnika ter manjše število programov brez zahtevnih nastavitev.

Tudi v tem primeru je dobro ostati previden. Samostojna selitev je smiselna, kadar stari računalnik normalno deluje, disk ne kaže znakov okvare in niste vezani na posebne poslovne programe. Če pa se računalnik ugaša, ropota, zmrzuje ali odpira datoteke nenavadno počasi, je tveganje večje. Takrat ni več glavno vprašanje, kako hitro prenesti podatke, ampak kako jih varno rešiti.

Kdaj je bolj smiselna pomoč servisa

Servis ima največjo vrednost takrat, ko podatki niso samo osebni spomin, ampak podlaga za delo. Če imate pomembno poslovno dokumentacijo, zahtevnejše programe, več uporabniških računov ali starejši računalnik z možnimi napakami diska, je strokovna pomoč pogosto cenejša od posledic improvizacije.

Enako velja, ko uporabnik ne ve točno, kaj vse potrebuje. To je zelo pogosta situacija pri menjavi računalnika pri starejših uporabnikih, pri družinskih računalnikih in pri manjših podjetjih, kjer je na eni napravi zbranega več let dela. Takrat ni dovolj, da se prenesejo samo datoteke. Treba je preveriti tudi uporabniško okolje, nastavitve in pripravljenost nove naprave za takojšnjo uporabo.

Izkušen servis običajno ne prenese le podatkov, ampak pomaga urediti tudi osnovno postavitev novega računalnika. To pomeni nameščene programe, prijave v uporabniške račune, nastavitev e-pošte, tiskanja, posodobitev in osnovne zaščite. Stranka tako ne dobi zgolj praznega računalnika z nekaj mapami, ampak delovno pripravljeno napravo.

Selitev podatkov na nov računalnik v podjetju

Pri podjetjih je največja napaka ta, da se selitev obravnava kot navadno kopiranje. V resnici gre za poseg v delovni proces. Če nov računalnik nima pravilno nastavljenega dostopa do omrežja, skupnih map, poslovne pošte, tiskalnikov in specializiranih programov, lahko zaposleni izgubijo ure ali celo dneve.

Zato je pri poslovnih uporabnikih pomembno, da se selitev načrtuje. Najprej se pregleda, kaj uporabnik potrebuje za delo, nato se pripravi nova naprava, šele potem se izvede prenos in testiranje. Dober postopek pomeni manj prekinitev, manj klicev podpore in manj stresa za ekipo.

Pri podjetjih je posebej pomembna tudi varnost. Podatki zaposlenih, pogodbe, računi, evidence in dostopi do sistemov ne sodijo na nepregledne zasebne USB ključke ali na naključno kopiranje brez kontrole. Tukaj štejeta sledljivost in previdnost.

Kako prepoznati, da selitev ni več rutinska

Če na starem računalniku manjkajo datoteke, če se disk nenavadno obnaša ali če sistem deluje zelo počasi, selitev ni več običajna. Enako velja, če se računalnik ne zažene pravilno, če zahteva nenavadna popravila sistema ali če so podatki raztreseni po več uporabniških profilih.

Poseben primer so uporabniki, ki želijo stari računalnik po selitvi izprazniti, prodati ali oddati naprej. Tu ni dovolj, da datoteke samo izbrišete. Če želite zaščititi zasebnost ali poslovne informacije, je treba podatke odstraniti pravilno. To je pomembno tako za posameznike kot za podjetja.

Kaj pomeni dobro opravljena selitev

Dobro opravljena selitev podatkov na nov računalnik pomeni, da nova naprava ni samo nova, ampak uporabna. Datoteke so prenesene, programi delujejo, e-pošta je dostopna, tiskalnik tiska in uporabnik ne porabi naslednjih treh dni za iskanje stvari, ki bi morale biti že pripravljene.

To je tudi trenutek, ko se pogosto splača narediti malo reda. Na nov računalnik ni treba prenesti vse navlake zadnjih desetih let. Smiselno je ohraniti pomembno, odstraniti zastarelo in postaviti bolj pregleden sistem map ter varnostnih kopij. Tako menjava računalnika ni samo nujno opravilo, ampak priložnost, da si delo poenostavite.

Če želite, da je postopek hiter, varen in brez ugibanja, je pomoč izkušenega servisa pogosto najbolj mirna izbira. PIARA takšne prenose rešuje praktično in brez kompliciranja – z jasnim pregledom, varnim prenosom in pripravo nove naprave za normalno uporabo. To je posebej dobrodošlo takrat, ko računalnik ni le naprava, ampak orodje, od katerega ste vsak dan odvisni.

Ko menjate računalnik, ne razmišljajte samo o hitrosti procesorja in velikosti zaslona. Največ vrednosti je še vedno v podatkih, ki jih že imate, in v tem, da vas na novi napravi pričakajo tam, kjer jih potrebujete.